Sfaturi pt. Business-uri: cum ne pregatim pentru o pandemie. Planul de continuitate a afacerii

Article Continuitatea Afacerii - Plan de continuitate a activitatii | Decalex

 

Coronavirusul nu afectează doar oameni, ci și afaceri

Indiferent că deții o companie mică sau conduci o multinațională, este momentul să realizezi că activitățile economice vor fi impactate în perioada următoare de pandemia de coronavirus.

Pentru a verifica cât de pregătită este compania ta, întreabă-te în ce măsură poate funcționa dacă:

  • jumătate dintre angajați nu mai vin mâine la muncă?
  • firmele de curierat nu vor mai putea onora comenzile?
  • partenerii tăi nu-ți mai pot oferi serviciile suport?
  • materia primă nu mai ajunge la tine?

 

Evoluția fulminantă din ultimele zile a numărului persoanelor infectate cu virusul COVID – 19 (Coronavirus) a impus necesitatea unor măsuri fără precedent la nivel european dar și național, menite să încetinească răspândirea acestui virus

Cu toate acestea, restricțiile impuse de autorități nu sunt singurele riscuri pe care mediului de afaceri le resimte, în prezent existând o amenințare majoră asupra capacității de a asigura continuitatea multor activități economice.

Efectele pandemiei asupra unui business

Câteva dintre efectele directe ale pandemiei vizează ratele mari de absenteism ale angajaților, perturbarea sistemelor de transport și logistică, întreruperea călătoriilor de afaceri, măsurile impuse pentru controlul riscului de infecție la locul de muncă, scăderea cererii de bunuri și servicii, incapacitatea de a înlocui resursele umane sau asigurarea fluxului de numerar, iar aceste consecințe reprezintă doar o parte dintre riscurile operaționale sau strategice care se pot dovedi devastatoare pentru o afacere care nu a reușit să se pregătească în mod adecvat pentru un asemenea scenariu.

Scopul acestui articol este să ajutăm întreprinderile mici și mijlocii să se pregătească pentru o pandemie, subliniind totodată importanța unui strategii privind continuitatea afacerii pentru toate scenariile de forță majoră.

Ce este un plan de continuitate a afacerii (Business continuity plan)?

Business continuity plan-ul reprezintă planificarea modului în care o organizație va continua să funcționeze în timpul sau după un fel de urgență, dezastru sau eveniment ieșit din comun, în acest caz pandemia de coronavirus.

Nu există un plan de continuitate general aplicabil pentru toate companiile însă vă prezentăm mai jos o serie de linii directoare de la care să începeți construcția acestui plan.

Planificarea continuității activității în cazul riscurilor ridicate ar trebui să facă parte din practica normală a unui business. 

În general companiile mari și instituțiile financiare au strategii bine definite pentru a limita efectele unei pandemii, însă majoritatea companiilor mici sau medii nu au luat niciodată în calcul astfel de riscuri.

Spre deosebire de riscurile obișnuite, cum ar fi incendiile sau dezastrele naturale, efectele pandemiilor se resimt pe termen îndelungat fiind necesar să vă asigurați că activitățile dvs. de bază pot fi menținute timp de câteva săptămâni sau luni cu personal limitat. 

Spre exemplu, odată cu închiderea școlilor și a grădinițelor mulți dintre părinți nu vor mai putea merge la serviciu ceea ce va avea drept consecință o reducere drastică a personalului activ în companie.

 

Conform estimărilor Ministerului sănătății din Noua Zeelandă, până la 50% din personalul angajat va absenta pentru o perioadă de 2 săptămâni în punctul de intensitate maximă al pandemiei.

Cum creezi un plan de continuitate a afacerii (Business continuity plan)?

Pentru realizarea unui plan de continuitate a afacerii, este necesară identificarea tuturor elementelor critice și modul în care pierderea acestora va afecta afacerea (personalul, materii prime, acces la sisteme, cloud sau website, transport, servicii oferite de terți etc.).

După ce ați identificat elemente critice ale organizației și ați înțeles care pot fi consecințele pierderii acestui element critic, puteți dezvolta planuri de măsuri menit să reducă sau să mitigheze riscurile și efectele probabile.

Pentru planificarea măsurilor de continuitate a afacerii, este de asemenea o idee bună să alegeți soluții flexibile care să acopere o gamă largă de evenimente, întrucât adevăratul impact al pandemiei nu va putea fi prevăzut și va avea un caracter fluctuant pe o perioadă  îndelungată.

Pașii dezvoltării planului de continuitate a afacerii:

Luând drept exemplu recomandările Guvernului Canadian, va prezentăm mai jos pașii necesari în construcția planului de continuitate:

  1. Dezvoltarea unei politici clare definită și documentată

 

Evaluarea situației

DA

NU

N/A

Înființează o echipă de management pandemică. Este important să știți din timp care sunt responsabilitățile fiecărui membru al echipei și cine va lua deciziile (liderul)

     

Numiți un „manager al situației de criză” care poate coordona eforturile de prevenire, ține evidența personalului și cine este disponibil să vină la muncă. Acesta poate fi persoana care este instruită să determine starea de sănătate a angajaților (evaluează dacă personalul prezintă simptome și când angajatul trebuie trimis acasă)

     

Pregătiți-vă și instruiți-vă în comunicarea de criză și / sau relațiile cu mass-media

     

Stabiliți care vor fi nevoile dvs., inclusiv contractele, nivelul

acorduri de servicii, consultați-vă cu furnizorii și partenerii comerciali etc

     

Încrucișați instruirea angajaților pentru a vă asigura că funcțiile esențiale pot continua.

     
  1. Dezvoltarea unui plan de răspuns

Scrieți  clar si concret ce trebuie făcut și resursele necesare pentru implementarea planului.

  1. Implementare

Circulați planul, obțineți feedback și asigurați-vă că toți angajații știu despre plan (educație / conștientizare). Efectuați orice pregătire necesară, în special pentru susținerea pozițiilor și pentru implementarea planului în sine.

  1. Testare / Menținere / Audit.

Testați aplicarea planului de continuitate. Permiteți personalului de rezervă să execute operațiunile pentru o perioadă de timp. Asigurați-vă că realizați revizuirea și testarea continuă a planului, cel puțin anual sau mai des dacă se schimbă un aspect al activității.

Planificarea impactului unei pandemii asupra afacerii dvs.

Activitate

Planificarea activitatilor

Indeplinit

In lucru

Neinceput

Comunicarea

Nominalizarea sarcinilor echipei de răspuns la situații de criză

Pregătiți un plan de comunicații de urgență

Informați constat personalul angajat asupra nivelului actual de alertă pandemică

Opțiuni flexibile de lucru

Configurați infrastructura IT&C pentru permite oamenilor sa lucreze de acasă (telemunca)

Vă prezentăm serie de resurse care vă vor fi extrem de utile în gestionarea activității de la distanță: https://bit.ly/38z7vFj

Luați în considerare permiterea unui program de munca flexibil, pentru a reduce numărul de persoane care sunt simultan la munca

     

Identificarea personalului esențial

Disponibilitatea personalului

Amânați întâlnirile față în față și călătoriile inutile. Înlocuiți întâlnirile cu convorbiri telefonice sau videoconferințe.

Creați unități de lucru mici pentru a reduce numărul lor de contacte generale. 

De exemplu: o fabrică poate menține un grup de oameni pe aceeași tură pe toată durata valului pandemic. Impuneti o perioadă de timp între schimburi pentru a permite timpul de curățare a tuturor suprafețelor de la locul de muncă înainte ca următorul grup de oameni să între în clădire (de exemplu, timpul pentru ștergerea meselor, perifericele IT, telefoanele partajate etc.)

Reduceți numărul de persoane pe schimb pentru a permite distanțe mai mari între oamenii de la stațiile de lucru (de exemplu, fabricile sau stațiile de birou pot dori să eșaloneze oamenii, astfel încât să existe un loc neocupat

Moduri alternative de a-ți desfășura afacerea

Există aspecte ale afacerii dvs. pe care le puteți conduce utilizând internetul sau telefonul mai mult decât faceți acum? Utilizați opțiuni de telefon, internet, conferință video sau seminarii bazate pe internet.

Pachetele sau informațiile pot fi expediate sau livrate electronic (fax, scanare) în loc de livrare manuală?

Transportul

Dacă transportul public nu este disponibil sau nu este recomandat, dar activitatea nu se poate desfășura decât cu prezenta personalul, să identifice măsuri de încurajare a car sharing-ul sau să închirieze un autobuz privat.

Training-ul

Încrucișați instruirea angajaților și și identificați surse alternative de forță muncă

Oferiți instruire privind igiena personală eficientă (inclusiv spălarea mâinilor.)

Asigurați consumabile pentru spălarea mâinilor și igienă personală.

Probleme cu resursele umane

Comunicați angajaților ca este important sa stea acasă dacă prezinta simtome sau dacă sunt bolnavi. Permiteți suficient timp pentru ca oamenii să se recupereze complet și să revină la muncă doar după ce s-au însănătoșit

Asigurați-vă că angajații știu exact care sunt politicile dvs. pentru concedii medicale sau concediile de îngrijire a familiei, inclusiv aspecte referitoare la salarii. 

Comunicați dacă compania va dispune reguli speciale pentru o situație pandemică.

Păstrați o listă actualizată a contactelor tuturor angajaților în scopuri de comunicare.

În timpul pandemiei, țineți legătura cu angajații ce sunt disponibili pentru a veni la muncă.

Dispuneți de forță de muncă „de rezervă” instruită? Aveți pensionari recente pe care să le reintegrați sau puteți contracta și instrui un număr de persoane care să preia sarcinile personalului indisponibil?

Angajați serviciile unui program de asistență pentru angajați sau servicii de consiliere pentru a face față problemelor legate de stres și suferință.

Planificați măsuri pentru a reduce contactul angajaților cu clienții / furnizorii și între angajații din diferite departamente

     

Fiți conștienți de legislația în materie de sănătate și siguranță, de angajare sau de compensare, precum și orice măsuri de urgență impuse și cum se pot aplica companiei dvs. într-o situație pandemică 

Probleme de management

Documentați orientări pentru ce, cum, cine și când se iau decizii de afaceri - amintiți-vă, pandemia poate afecta pe oricine.

Examinați dacă asigurarea acoperă astfel de pericole

     

Luați în considerare posibilitatea modificărilor produsului, serviciului sau interacțiunii dvs. cu clienții, în timpul unei pandemii, și planificați-vă orice modificări pe care le considerați adecvate

     

Fiți pregătiți să luați în orice moment decizia de a limita perioadele de lucru, de a primi vizitatori sau chiar sa intrerupeti complet activitatea

Asigurați-vă că ați planificat modul în care activitățile de bază pot fi susținute pe parcursul mai multor luni. 

Asigurați-vă că toată lumea își cunoaște rolurile - managerii, angajații, sindicatele, comitetele de sănătate și siguranță, managerul situației de criză etc., pentru a evita confuziile.

Securitate

Trebuie asigurati paza companiei dar nu puteti asigyra personalul necesar? 

Este posibil ca unele activități să poată fi partajate între companii. 

De exemplu, ar putea un grup de întreprinderi să împartă costul unei firme de pază?

Aprovizionarea

Luați măsuri pentru a asigura aprovizionarea cu materii prime sau consumabilele necesare

     

O pandemie nu va afecta doar afacerea dvs. ci va afecta întreg mediul economic național sau chiar la nivel global.

Începând de ieri, întreaga Italie este în carantină. Toate zborurile spre și dinspre Italia au fost anulate, iar toate persoanele care vin din zone închise – Wuhan, vasul de croazieră Diamond Princess sau din Italia sunt trimise în carantină timp de 14 zile.

Școlile și  grădinițele au fost închise pe întreg teritoriul României.

Observăm astfel că efectele economice deja se resimt din plin, bursele sunt în cădere iar unul dintre modurile în care putem limita efectele Coronavirusului este prin acțiuni concrete și responsabile ce reduc (mitigheaza) riscurile la care este expusă afacerea în această situație.

Aveți nevoie de suport în realizarea unui Business Continuity Plan?

Echipa noastra va pune la dispozitie o solutie completa pentru gestionarea situatiei de criza ce contine:

  • Crearea unui plan de continuitate a afacerii (business continuity plan)
  • Training pentru personal legat de intelegerea si aplicarea planului de continuitate a afacerii (business continuity plan)
  • Testarea eficientei planului de continuitate a afacerii (business continuity plan)

 

Referinte

Business Continuity Planning - Responding to an Influenza Pandemic, realizat prin contribuția a Forfás, IDA Ireland, Enterprise Ireland, Department of Enterprise, Trade and Employment, Irlanda, 2009

Pandemic influenza checklist for businesses - Guvernul Britanic, Marea Britanie

Pandemic Planning - Guvernul canadian, prin Centrul Canadian pentru Sănătate și Securitate în Muncă (CCOHS), Canada

 

Share:
Decalex
Autor: DECALEX

PUNE O INTREBARE