Data nașterii prelucrată de magazinele online ar putea fi considerată ilegală

Sinteza Hotărârii Tribunalului Suprem din Saxonia Inferioară

Curtea supremă din Saxonia Inferioară din Germania a emis recent o hotărâre care are implicații semnificative pentru comercianții din mediul online și pentru modul în care aceștia gestionează datele consumatorilor, în special în ceea ce privește colectarea datelor de naștere ale acestora. 

Această decizie subliniază cerințele stricte ale Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) în ceea ce privește colectarea și utilizarea datelor cu caracter personal.

Curtea a hotărât că magazinele online trebuie să verifice dacă solicită data nașterii ca element obligatoriu în timpul procesului de comandă, precum și în ce scopuri și pe ce temei juridic este prelucrat acest lucru. 

În cazul în care solicitarea se poate baza doar pe consimțământ ca bază legală, câmpul corespunzător din formularul de comandă trebuie să fie marcat în mod clar ca fiind "opțional", iar clienții trebuie să fie informați în mod explicit cu privire la utilizarea acestei date. 

În cazul în care aceștia nu indică data nașterii, procesul de comandă trebuie să continue fără niciun fel de restricție din partea platformei web.

Implicații pentru operatorii de date

1. Provocări legate de asigurarea conformității legale

Comercianții trebuie să examineze cu atenție practicile de colectare a datelor pentru a asigura conformitatea cu Regulamentul GDPR. 

Hotărârea subliniază faptul că modalitățile de colectare a datelor de naștere trebuie să fie justificate de un scop legitim și specific. Comercianții din mediul online colectează adesea datele de naștere în scopuri de marketing, cum ar fi trimiterea de reduceri de ziua de naștere sau oferte promoționale clienților. 

Cu toate acestea, potrivit deciziei instanței, astfel de practici nu pot constitui un interes legitim suficient de important pentru a prevala asupra dreptului la protecția vieții personale a persoanelor fizice în temeiul GDPR.

2.               Ajustări de ordin operațional

Este posibil să fie necesar ca retailerii să își ajusteze strategiile operaționale, în special în ceea ce privește modul în care se interacționează cu clienții. Practica de a oferi reduceri sau promoții de ziua de naștere, deși populară, este obligatoriu să fie reevaluată. 

De asemenea, comercianții ar trebui să ia în considerare strategii alternative de marketing care nu necesită colectarea de date personale sensibile sau să se asigure că obțin consimțământul explicit al clienților înainte de a colecta astfel de date.

3.               Control și sancțiuni sporite

Hotărârea ar putea duce la o supraveghere sporită a comercianților de către autoritățile de supraveghere a protecției datelor personale. Nerespectarea Regulamentului GDPR poate duce la amenzi și sancțiuni considerabile, ceea ce ar putea aduce prejudicii întreprinderilor.

Comercianții trebuie să se asigure că politicile lor de protecție a datelor sunt transparente și în strictă conformitate cu GDPR pentru a evita potențiale repercusiuni juridice și financiare.

Conformitatea cu Regulamentul GDPR

1. Gestionarea consimțământului

În conformitate cu GDPR, consimțământul trebuie să fie liber exprimat, specific, informat și lipsit de ambiguități. Comercianții trebuie să se asigure că mecanismele de consimțământ pentru colectarea datelor de naștere sunt clare și respectă aceste cerințe. 

Acest lucru include furnizarea de informații complete și granulare clienților cu privire la motivul pentru care datele sunt colectate și la modul în care acestea vor fi utilizate ulterior.

2.               Minimizarea datelor și limitarea scopului

Principiile GDPR de minimizare a datelor și de limitare a scopului impun colectarea exclusiv a datelor necesare pentru un scop specific. 

În acest sens, comercianții ar trebuie să reevalueze dacă este necesară colectarea datelor de naștere pentru operațiunile lor comerciale și să își limiteze practicile de colectare a datelor în consecință.

3.               Securitate sporită a datelor

Având în vedere caracterul sensibil al informațiilor referitoare la data de naștere, comercianții trebuie să implementeze măsuri de securitate riguroase pentru a proteja aceste date împotriva accesului neautorizat și a încălcărilor. 

Conformitatea cu articolul 32 din GDPR, care subliniază cerințele de securitate a prelucrării, este crucială.

Protecția datelor consumatorilor

1. Creșterea nivelului de conștientizare a consumatorilor

Consumatorii devin din ce în ce mai conștienți de drepturile lor privind prelucrarea datelor în temeiul GDPR. 

Hotărârea instanței poate duce la o mai mare vigilență a consumatorilor în ceea ce privește modul în care sunt colectate și utilizate datele lor. 

Comercianții ar trebui să se pregătească pentru mai multe întrebări și solicitări din partea consumatorilor cu privire la confidențialitatea datelor.

2.               Drepturile de acces și de ștergere a datelor personale

Consumatorii au dreptul de a-și accesa datele cu caracter personal și de a solicita ștergerea acestora în temeiul GDPR. 

Operatorii trebuie să se asigure că dispun de procese eficiente pentru a răspunde prompt la aceste solicitări și să se conformeze regulamentului.

3.               Consolidarea încrederii consumatorilor

Prin aderarea la prevederile GDPR și prin respectarea confidențialității consumatorilor, comercianții pot câștiga și menține încrederea clienților lor. 

Practicile transparente privind prelucrarea datelor pot servi drept avantaj competitiv pe o piață în care consumatorii sunt din ce în ce mai preocupați de drepturile lor la confidențialitate.

Alte recomandări din partea responsabilului pentru protecția datelor personale

Operatorii de date personale pot adopta mai multe bune practici pentru a proteja datele cu caracter personal ale consumatorilor și pentru a asigura conformitatea cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Aceste practici sunt concepute pentru a proteja informațiile despre clienți, a menține transparența și a crea încredere în rândul consumatorilor.

1. Realizarea de audituri de date

Efectuați în mod regulat audituri ample ale datelor pentru a înțelege ce date cu caracter personal sunt colectate, cum sunt utilizate, unde sunt stocate și cine are acces la ele. 

Acest lucru va ajuta la identificarea și atenuarea riscurilor asociate cu prelucrarea datelor.

2.               Minimizarea datelor

Colectați numai datele necesare pentru scopurile specifice pentru care s-a obținut consimțământul. Evitați stocarea unor informații în exces care nu sunt necesare pentru operațiunile comerciale.

3.               Obținerea unui consimțământ explicit

Asigurați-vă de obținerea consimțământului într-un mod clar, specific, informat și lipsit de ambiguitate. 

Solicitările de obținere a consimțământului ar trebui să fie separate de alți termeni și condiții și nu ar trebui să utilizeze căsuțe prebifate sau orice formă de consimțământ implicit.

4.               Implementați măsuri de securitate stricte

Adoptați măsuri de securitate riguroase pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, a breșelor și a altor amenințări la adresa securității. 

Acestea includ criptarea, politici de parole sigure și audituri de securitate periodice, precum și o politică cuprinzătoare de păstrare a datelor.

5.               Respectați drepturile persoanelor vizate

Facilitați exercitarea drepturilor consumatorilor în conformitate cu GDPR, cum ar fi dreptul de acces, rectificare, ștergere sau portare a datelor lor. 

Dispuneți de mecanisme pentru a răspunde la aceste solicitări în termenul stipulat de 30 de zile, conform cerințelor Regulamentului GDPR.

6.               Evaluarea conformității cu terții

Asigurați-vă că toți vânzătorii și furnizorii de servicii externi care gestionează date cu caracter personal în numele operatorului sunt în deplină conformitate cu GDPR. 

Elaborați contracte care să menționeze responsabilitățile privind protecția datelor pentru toți furnizorii de servicii externe cu care colaborați.

7.               Actualizați politicile de confidențialitate

Acordați atenție politicilor de confidențialitate pentru a fi actualizate și transparente și care să comunice în mod clar modul în care sunt colectate, utilizate și protejate datele consumatorilor. 

Informați consumatorii cu privire la drepturile lor și la modul în care le pot exercita.

8.               Protecția datelor "by Design" și "by Default”

Încorporați protecția datelor în proiectarea tuturor proceselor și sistemelor de afaceri. Setările preliminare ar trebui să fie orientate către protecția vieții private, iar orice nouă activitate de prelucrare a datelor ar trebui să fie evaluată în ceea ce privește impactul asupra vieții private.

9.               Preveniți cazurile de breșe de date

Elaborați și mențineți un plan eficient de răspuns la orice breșă de date, cu roluri și responsabilități clare pentru echipa dumneavoastră și încercați să îl testați. 

Acesta ar trebui să includă proceduri de raportare internă, evaluare, izolare și notificarea autorităților relevante și a persoanelor afectate în termen de 72 de ore de la data la care ați luat cunoștință de breșa de securitate.

10.            Limitați accesul la date

Limitați accesul la datele cu caracter personal pe principiul nevoii de a cunoaște doar angajaților care au nevoie de aceste date pentru a-și îndeplini funcțiile profesionale. 

Implementați controale și politici de acces și monitorizați logurile de acces pentru a preveni utilizarea neautorizată.

Concluzie

Hotărârea pronunțată de Curtea Supremă din Saxonia Inferioară servește drept o reamintire esențială a importanței respectării Regulamentului GDPR, în special în sectorul de retail.

Operatorii de date din sectorul comerțului trebuie să își evalueze cu atenție practicile de colectare a datelor, în special pe cele care implică informații sensibile, cum ar fi datele de naștere, pentru a se asigura că acestea se aliniază cerințelor GDPR. 

Adaptarea la aceste standarde legale nu numai că ajută la evitarea obstacolelor de ordin legal, ci și sporește, de asemenea, încrederea și loialitatea consumatorilor pe o piață care este din ce în ce mai preocupată de protecția datelor personale.

Antonia Stefan

Consultant in protectia si securitatea datelor personale

Decalex