Implementarea prevederilor din legea privind avertizorii de interes public

Incepand cu 17 decembrie 2023 companiile din România trebuie să se conformeze legii privind semnalarea neregulilor de către angajați și parteneri de afaceri sau clienți.

Legea 361/2022 privind avertizorii de integritate publica implementeaza la nivel local directiva europeana nr. 1937/2019 privind protecția persoanelor ce raportează încălcari  (whistleblowing).

Care este obiectul legii privind avertizarea în interes public (whistleblowing)?

Legea stabilește regulile prin care angajații, furnizorii și clienții unei companii pot raporta comportamente incorecte sau acțiuni ale acesteia care încalcă legea și/sau codul de conduită, și sunt protejați prin lege de consecințele negative ale unui astfel de denunț. Prin urmare, companiile sunt obligate să implementeze un sistem de protecție nu numai pentru angajații care raportează nereguli, ci și pentru aplicanții la  locuri de muncă, foști angajați și jurnaliștii. Aceste persoane sunt protejate de concediere sau alte forme de discriminare. 

Protecția acordată de lege se aplică doar  raportărilor de infracțiuni legate de legislația UE aplicabilă în domenii precum fraudă fiscală, spălare de bani sau infracțiunile legate de achizițiile publice, siguranța produselor și a drumurilor, protecția mediului, sănătatea publică și protecția consumatorilor și a datelor. 

Ce este avertizarea în interes public?

Ceea ce este definit prin lege ca ”avertisment de integritate” reprezintă, de fapt, o modalitate prin care se încearcă protejarea interesului public - clienți, acționari, angajați, furnizori etc. - de situații și fapte cu caracter penal. În general, este acceptat faptul că denunțul constituie una dintre cele mai eficiente modalități de a detecta și de a preveni corupția ori alte cazuri de încălcare a legii, prin care sunt aduse daune interesului public.  

Ce obligații au companiile?

Legea privind privind avertizorii în interes public se aplică tuturor societăților cu 50 sau mai mulți angajați sau cu o cifră de afaceri anuală de peste 10 milioane euro și instituțiilor și autorităților publice. 

Există însă și organizații care sunt obligate să creeze canalul de raportare prin care să poată fi sesizate nereguli din companie, deși nu îndeplinesc condiția de a avea 50 de angajați,  cum ar fi spitalele, companiile din domeniul bancar, instituţiile financiare nebancare.

Aceste companii trebuie sa instituie un canal de raportare internă prin care angajații, colaboratorii sau partenerii pot sa aducă în atenția companiei posibile situații ce constituie infractiuni sau care pun siguranța oamenilor în pericol.

Ce încălcări intra sub protectia legii avertizorilor de integritate?

Legea avertizorilor nu se aplica oricăror situatii ce constituie o încălcare a unei norme de către o companie ci denuntul trebuie sa vizeze:

• • O situatie ce a pus in pericol securitatea rețelelor si sistemelor IT
  • O încălcare a normelor privind protectia datelor
  • O încălcare a regulilor privind achizițiile publice de servicii sau produse
  • O situatie privind sanatatea publica, productia de mancare
  • O situație privind sănătatea si bunăstarea animalelor
  • O încălcare a normelor privind spălarea banilor, pietele financiare
  • O încălcare a normelor de protectie a mediului 

Informarea despre abaterea sesizată se va face prin intermediul unui canal de raportare dedicat avertizorilor.

Ce condiții trebuie sa indeplineasca canalul de raportare?

Canalul trebuie sa indeplineasca nu mai puțin de 7 condiții:

Cerințele principale pentru un sistem de avertizare sunt destul de simple: 

1. Ușor accesibil 24/24 ore, 7 zile din 7, 365 de zile/an. 
2. Corespunzător localizat și suficient de sigur pentru a proteja identitatea celui care face raportarea.
3. Conform legii, canalele de raportare a abaterilor trebuie să permită atât raportarea  scrisă cât și cea  verbală - cum ar fi  o linie telefonică sau la un robot telefonic.Canalul de raportare trebuie să permită raportarea anonimă.
4. Toate informațiile transmise de avertizor trebuie să fie securizate, prin criptare.
5. Identitatea avertizorului trebuie să fie păstrată confidențială pe parcursul investigației dacă acesta nu-și exprima opțiunea de a fi făcută publică identitatea sa.
6. Toate datele cu caracter personal referitoare la avertizori și persoane acuzate trebuie să fie tratate în conformitate cu prevederile GDPR.
7. Fiecare companie trebuie să numească „persoanele cele mai potrivite” pentru primirea și monitorizarea cazurilor de denunțare;

Publicitatea canalului de raportare

Canalul de raportare a abaterilor trebuie adus la cunostinta angajatilor prin afisare la sediu si/sau pe pagina de internet a companiei.

Odată creat canalul de avertizare a abaterilor,  companiile trebuie să-și informeze angajații, furnizorii de servicii și partenerii de afaceri cu privire la procesul intern de raportare.

Solutii pentru companiile ce au obligația de a institui un canal de raportare

Companiile au la dispozitie mai multe tipuri de solutii pentru implementarea canalului de raportare interna a abaterilor:

• • Integrarea in propriul sistem a  unei soluții tehnologice ce permite raportarea abaterilor
  • Dezvoltarea unui sistem propriu de raportare a abaterilor
  • Externalizarea canalului de raportare către un tert

Care este solutia potrivita?

Echipa noastra de experti in conformitate va analiza industria in care activeaza organizatia, reglementările specifice domeniului, structura companiei precum si gradul de digitalizare si automatizare a acesteia. 

Pe baza acestor informații va propune cea mai potrivită soluție pentru organizația dvs.

Pentru mai multe detalii despre servicii și soluții privind avertizorii de integritate ne puteți scrie la office@decalex.ro.