Maparea proceselor: O solutie eficienta in lupta cu schimbarile legislative

Într-o lume dinamică și mereu în schimbare, companiile se confruntă adesea cu provocări generate de modificările legislative. Aceste schimbări pot influența în mod semnificativ operațiunile interne, iar adaptarea rapidă și eficientă la noile reglementări este esențială pentru menținerea competitivității și conformității. Maparea proceselor se dovedește a fi o soluție eficientă pentru a face față acestor provocări, oferind numeroase beneficii care sprijină organizațiile în această luptă constantă.

Retenția de know-how: Protejarea businessului în cazul unor restructurări sau plecări voluntare

Unul dintre beneficiile majore ale mapării proceselor este retenția de know-how. Când procesele sunt bine documentate și mapate, informațiile critice despre modul în care se desfășoară activitățile sunt capturate și păstrate. Acest lucru protejează businessul în cazul unor restructurări sau plecări voluntare, asigurând continuitatea operațională.

Atunci când un angajat cu experiență părăsește compania, cunoștințele și expertiza acumulată de acesta nu se pierd, deoarece sunt deja integrate în documentația proceselor. Astfel, noi angajați pot prelua responsabilitățile cu ușurință, fără a perturba activitatea organizației.

Proces de onboarding bine structurat și eficient

Un alt avantaj important al mapării proceselor este facilitarea unui proces de onboarding bine structurat și eficient. Angajații noi devin mai rapid "ready for production", ceea ce înseamnă că perioada de adaptare și formare este redusă considerabil. 

Documentarea clară a proceselor permite noilor angajați să înțeleagă rapid ce au de făcut și cum să-și îndeplinească sarcinile. Acest lucru reduce timpul consumat pe întrebări de bază și eliberează angajații productivi de sarcina de a se ocupa constant de trainingul noilor veniți.

Diagrama vizuală a proceselor

Diagrama vizuală a proceselor este un instrument puternic care permite identificarea granulară a KPI-urilor și adaptarea proceselor în funcție de obiective. Aceasta oferă o reprezentare clară și comprehensivă a fluxului de activități, facilitând înțelegerea modului în care fiecare pas contribuie la rezultatele finale.

Măsurarea corectă a costului per proces

Maparea proceselor permite măsurarea corectă a costului per proces în termeni de timp, resurse și financiar. Acest lucru este esențial pentru a identifica zonele ineficiente și pentru a implementa măsuri de optimizare. În plus, o înțelegere clară a costurilor asociate fiecărui proces ajută la stabilirea priorităților și alocarea optimă a resurselor.

Modificarea rapidă a proceselor afectate de schimbări legislative

Una dintre provocările majore ale companiilor este adaptarea rapidă a proceselor la schimbările legislative. Maparea proceselor permite o modificare mai rapidă și eficientă a acestora, asigurând conformitatea cu noile reglementări. De asemenea, măsurarea cu acuratețe a impactului acestor schimbări ajută la evaluarea efectelor asupra operațiunilor și la ajustarea strategiilor în consecință.

Analiza proceselor: Optimizare operațională și financiară

Analiza detaliată a proceselor permite optimizarea operațională și financiară, contribuind la creșterea vânzărilor și productivității. Identificarea și eliminarea excepțiilor care generează timp neproductiv este esențială pentru a asigura eficiența maximă a operațiunilor.

Analiza metricilor calitative și cantitative per proces

Setarea de KPI productivi și analiza metricilor calitative și cantitative per proces sunt elemente cheie pentru îmbunătățirea performanței. Maparea proceselor facilitează această analiză, oferind o bază solidă pentru stabilirea obiectivelor și monitorizarea progresului.

Retenția de personal și dezvoltarea profesională

Un alt beneficiu important al mapării proceselor este retenția de personal și crearea unui career path clar pentru angajați. Documentarea proceselor și setarea de KPI-uri productivi permit alocarea optimă a resurselor per proces, asigurând o potrivire adecvată între competențele angajaților și cerințele proceselor.

Alocarea optimă a resurselor per proces

Matching-ul între skill-urile angajaților și necesarul de skill-uri per proces este esențial pentru eficiența operațională. Maparea proceselor ajută la identificarea acestor necesități și la alocarea resurselor în mod optim, asigurând astfel că fiecare angajat contribuie la capacitatea maximă.

Concluzie

In concluzie, maparea proceselor este cel mai puternic instrument de business,  ce aduce beneficii în toate departamentele organizației, fiind în același timp proiectul cu cel mai bun raport cost-beneficiu din companie. Castigurile aduse de această abordare, de la retenția de know-how și eficientizarea procesului de onboarding, până la optimizarea operațională și alocarea optimă a resurselor, sunt esențiale pentru succesul pe termen lung al oricărei companii.

Pentru detalii si suport in maparea de procese, pe puteti scrie la office@decalex.ro

Ciprian Harabagiu

Managing partner